Mencapai Hasil Maksimal dengan Q.Q.D.M

Pada tahun 2007 dan tahun-tahun sebelumnya banyak sekali artikel yang berisi tentang tip-tip atau teori untuk meraih kesuksesan, nah kali ini saya akan menulis kembali satu teori lama yaitu Q.Q.D.M (saya dapatkan pada saat menjadi Manager awal tahun 1999) dan tentunya bagi Anda yang terjun dalam manajemen baik middle maupun top sudah familiar dengan istilah Q.Q.D.M ini.

Q.Q.D.M merupakan teori tentang bagaimana mencapai hasil secara maksimal atau terbaik yang telah terbukti. Artinya Q.Q.D.M. bukan sekedar teori tetapi telah saya dan mungkin saja jutaan orang praktekkan dalam bidang masing-masing.

Saya ingat sekali saat saya masih bekerja, banyak diantara sub-ordinates saya dari mulai level staf sampai manager apabila sudah mulai menghitung hari (mendekati akhir bulan) mereka menemui saya dan mengatakan bahwa targetnya tidak akan tercapai dan menyampaikan satu alasan yang hampir kesemuanya sama yaitu bahwa mereka telah melakukan yang 'terbaik' tetapi keadaan sudah lain, saingan makin berat, harga tidak kompetitif, produk ketinggalan jaman, dan banyak lagi excuse yang lain.

Lalu apa ukuran yang bisa kita pergunakan untuk mengetahui bahwa mereka telah melakukan yang 'terbaik'? Ukuran seperti apa yang paling obyektif yang bisa kita pergunakan? Apakah ukuran tersebut efektif?

Q.Q.D.M. bisa kita pergunakan sebagai alat untuk membantu kita mencapai hasil yang maksimal sekaligus mengetahui apakah kinerja kita sendiri dan atau para sub-ordinates sudah yang terbaik.

Q.Q.D.M. merupakan singkatan dari Quantity of Work, Quality of Work, Direction of Work dan Motivation of Work. Sekarang mari kita telaah satu persatu bagaimana Q.Q.D.M. bisa membantu kita mencapai hasil secara maksimal.

• Q yang pertama: Quantity of Work (Jumlah Aktifitas Kerja)
  

Quantity of Work (Jumlah Aktifitas Kerja) merupakan kerja keras yang dilakukan oleh masing-masing individu dalam melaksanakan pekerjaannya, misalkan seorang marketing melakukan berapa banyak presentasi setiap harinya untuk mendapatkan penjualan atau berapa banyak prospek yang harus dihubungi untuk bisa mendapatkan janji pertemuan.

Dalam kehidupan sehari-hari saya mendengar ada suatu keyakinan (believe) yang berkembang di masyarakat tentang adanya faktor keberuntungan (luck). Secara pribadi saya tidak percaya sepenuhnya tentang adanya faktor luck (baca:keberuntungan) terhadap kesuksesan. Menurut saya semakin kita bekerja keras maka semakin beruntunglah kita. Mungkin tercetus dalam benak Anda, nah bagaimana dengan orang yang menang undian berhadiah, bukankah mereka beruntung?. Iya benar mereka beruntung tetapi saya pikir orang yang menang undian pun telah bekerja keras yaitu misal mengirimkan SMS lebih banyak, atau mengirim bungkus suatu produk lebih banyak,dan itulah bentuk dari kerja keras mereka

Dan adanya kepercayaan terhadap faktor luck inipun diyakini berlaku pula dalam pekerjaan kita. Suatu hari salah seorang marketing saya masuk ke ruangan dan terlibat percakapan seperti ini :

M : "Pak, saya sepertinya tidak cocok bekerja sebagai Marketing.... dan saya pikir

saya lebih baik mengundurkan diri saja!".

E :" Mengapa Anda merasa tidak cocok sebagai Marketing?"

M : "Iya nih Pak, saya sudah melakukan banyak sekali presentasi tetapi tidak ada

satu pun yang closing...(melakukan penutupan penjualan)."

E : "Berapa banyak Anda melakukan presentasi dalam satu bulan?"

M : "Berapa ya Pak....(terlihat tanda keraguan di raut mukanya) ....ya kira-kira dua

puluhan kali la Pak???"

E : "Anda sudah berapa lama bekerja disini sebagai Marketing?"

M : "Tiga bulan jalan Pak." (seperti jawaban orang hamil ya.....hehehe)

E : "Ok, berarti Anda telah melakukan presentasi sebanyak 60 kali selama tiga bulan

ini...."

Dan seterusnya percakapan berlangsung terus tetapi saya akan persingkat saja bahwa inti dari permasalahan tersebut terletak pada jumlah aktifitas kerja atau Quantity of Work bukan pada cocok atau tidaknya seseorang bekerja pada bidang tertentu khususnya marketing. Dalam bidang Marketing sendiri ada sebuah lembaga marketing di Amerika Serikat yang bernama LOMA membuat suatu survey terhadap para marketing profesional (sudah terbukti berhasil dengan masa kerja minimal 1 tahun) dengan hasil yang dibuat seperti rumus; 10 : 3 : 1 yang artinya bahwa para marketing profesional tersebut apabila melakukan presentasi (wawancara tatap muka ) terhadap 10 orang prospek maka hasilnya adalah 3 orang prospek tertarik/berminat dan 1 orang prospek yang mau membeli (terjadi 1 penjualan).

Apabila seorang marketing profesional ingin mendapatkan 2 orang klien (membeli) maka ia harus melakukan paling tidak 20 kali presentasi, apabila ingin mendapatkan 4 orang klien (membeli) maka paling tidak 40 kali presentasi dan seterusnya.

Hal ini berarti bahwa Quantity of Work (jumlah aktifitas) memegang peran yang sangat penting dalam menetukan tercapainya hasil secara maksimal.

Secara ringkas dapat kita lihat pada gambar 2 di bawah ini :

Dari gambar diatas dapat kita lihat perbedaan hasil yang dicapai oleh marketing A dan B. Marketing A mampu mendapatkan hasil sebesar Rp. 500.000.0000,- sedangkan Marketing B hanya sebesar Rp. 300.000.000,- dimana perbedaan hasil ini dikarenakan Marketing A memiliki Quantity of Work (jumlah presentasi) lebih banyak yaitu 20 kali dibandingkan dengan Marketing B hanya 12 kali. Sementara dari sisi rasio closing, target market dan motivasinya sama.

• Q yang kedua: Quality of Work (Kualitas Kerja)

Quality of Work (Kualitas Kerja) lebih kepada knowledge dan skill (pengetahuan dan keterampilan) yang dimiliki oleh masing-masing individu. Apabila Anda mendapatkan presentasi suatu produk dari dua orang marketing sebut saja A dan B dimana pada saat mengajukan berbagai berbagai pertanyaan tentang produk dan si A bisa menjawab dengan baik sementara si B terlihat ragu-ragu atau gugup, kira-kira dengan siapa Anda akan membeli? Tentunya dengan marketing A. Atau bisa jadi baik marketing A maupun B memiliki pengetahuan (knowledge) yang sama tentang produk yang ditawarkan tetapi si A mampu melakukan presentasi (skill) dengan sangat baik sementara si B presentasinya membingungkan, kepada siapa Anda akan membeli? Ya, anda sudah tahu jawabannya.

Quality of Work (Kualitas Kerja) sangat berperan penting dalam keberhasilan. Secara lebih ringkas dan jelas dapat kita lihat pada gambar 3 dibawah ini :

Dari gambar 3 diatas kita bisa lihat bahwa baik A maupun B melakukan presentasi dengan jumlah yang sama yaitu 20 kali, tetapi hasilnya berbeda dimana A berhasil mencapai penjualan sebesar Rp. 500.000.000,- sementara B berhasil mencapai penjualan sebanyak 1 Milliar. Hal ini dikarenakan B memiliki Quality of Work (rasio penutupan) yang jauh lebih efektif yaitu 2 : 1 yang artinya setiap 2 kali presentasi ia berhasil mendapatkan 1 penjualan, sementara A memiliki rasio penutupan 4 : 1 yang artinya untuk mendapatkan 1 penjualan ia harus melakukan presentasi terhadap 4 orang ( empat kali presentasi).

Disinilah yang membedakan orang yang sama-sama bekerja keras tetapi mendapatkan hasil yang berbeda yaitu karena faktor kualitas kerja (Quality of Work).

• Direction of Work (Arah Kerja/Sasaran/Target Market)

Direction of Work ini berhubungan dengan Smart Work atau kerja pintar. Saya pernah kenal seorang top agent di sebuah perusahaan asuransi yang selain kerja keras juga kerja pintar. Dan yang luar biasa lagi adalah top agent ini seorang ibu yang telah berumur diatas 50 tahun atau lebih tepat disebut nenek-nenek. Saya pernah menanyakan kepada beliau apa sih rahasia suksesnya, dan beliau mengatakan bahwa setiap hari melakukan presentasi paling sedikit kepada 10 orang. Mendengar jawaban beliau awalnya saya cukup kaget mengingat kondisi jakarta yang penuh dengan kemacetan dan segala kesemerawutannya, mungkinkah? Kemudian beliau meyakinkan bahwa presentasi sebanyak 10 kali setiap hari itu mungkin karena setiap malam sebelum tidur beliau telah membuat klasifikasi terhadap semua prospek yang dimiliki, siapa saja yang akan di hubungi besok dan beliau memastikan bahwa semua prospek tersebut berada di satu wilayah atau satu gedung atau satu komplek.

Misalkan suatu hari beliau melakukan presentasi hanya kepada para pemilik toko di mangga dua. Presentasi hanya butuh waktu paling lama antara 30 menit sampai 1 jam, jadi untuk 10 kali presentasi ia hanya menghabiskan waktu antara 5 sampai 10 jam, smart?.

Tentunya akan sulit sekali melakukan 10 kali presentasi dengan lokasi yang berjauhan satu sama lain, misal satu di priok satu lagi di daan mogot, satu lagi di cinere, yang lain di daerah cawang, hasilnya mungkin hanya mampu melakukan presentasi terhadap 2 atau 3 orang.

Begitu pula dengan target market, seorang marketing yang memiliki target market yang pas dengan produk/jasa yang dijual serta kemampuan dari dari target market untuk membeli pun sangat berpengaruh terhadap hasil yang akan dicapai (lihat gambar 4) dibawah ini:

Dari gambar diatas bisa kita lihat bahwa A dan B memiliki jumlah presentasi (Quantity of Work) sama yaitu 20 kali, dalam hal rasio penutupan (Quality of Work) pun sama yaitu 4 : 1, tetapi hasil yang diperoleh A sebesar Rp. 500.000.000,- sedangkan B hanya sebesar Rp. 250.000.000,-. Hal ini disebabkan A memiliki Average Value Of Sales (Target Market) yang lebih tinggi dalam hal kemampuan membeli (daya beli) dimana AVOS A: Rp. 100.000.000,- per orang sedangkan B: Rp. 50.000.000,- per orang.

• Motivation of Work (Motivasi Kerja)

Yang terakhir yang tidak kalah pentingnya bahkan berperan sangat besar terhadap ketiga hal diatas adalah Motivation of Work (Motivasi Kerja). Motivasi Kerja seseorang ini bisa positif bisa pula negatif. Apabila seorang marketing sedang mengalami demotivasi (motivasi negatif) maka akan berpengaruh terhadap kinerja secara keseluruhan. Mungkin pada saat termotivasi (motivasi positif) ia bisa melakukan 5 kali presentasi setiap hari tetapi pada saat demotivasi mngkin hanya 1 kali presentasi. Terhadap Kualitas Kerja (Quality of Work) nya pun terpengaruh yang sebelumnya terencana dengan baik jadinya asal-asalan yang otomatis target market (Direction of Work) pun asal-asalan dan hasilnya pun jauh dari target yang diberikan perusahaan atau tidak sesuai (lihat gambar 5) dibawah ini:

Dari gambar 5 diatas kita bisa lihat perbedaan hasil yang sangat signifikan antara A dan B dimana B bisa mendapatkan penjualan sebesar 1 Milliar sementara A hanya 150 juta. Hal ini hanya disebabkan oleh perbedaan Motivasi Kerja (Motivation of Work) dimana B positif dan A negati. Seperti pada gambar 5 diatas bisa kita lihat dengan jelas pengaruh yang ditimbulkan terhadap Jumlah Kerja (Quantity of Work), Kualitas Kerja (Quality of Work), dan Direction of Work (Arah Kerja).

Motivasi kerja sangat penting, itulah mengapa perusahaan-perusahaan di Indonesia secara nasional membelanjakan hampir 2 juta dollar amerika untuk training bagi karyawannya terutama yang berkaitan dengan pengembangan diri dan motivasi disamping training tentang competency based.

Quantity, Quality, Direction dan Motivation of Work adalah empat pilar utama untuk mencapai hasil maksimal yang mengantarkan kita kepada tujuan semua orang yaitu SUKSES.

Q.Q.D.M telah terbukti dalam dunia kerja, bagaimana kalau kita terapkan dalam manajemen kehidupan kita sehari-hari, mungkinkah? Kenapa tidak, kita bisa rubah menjadi Quantity of Life yang artinya berapa banyak tindakan / action yang telah kita lakukan untuk meraih goal kita, Quality of Life yang berarti kemampuan dan keahlian apa saja yang telah kita miliki dan terus kembangkan, Direction of Life berhubungan dengan Tujuan Hidup kita, dengan goals, dreams yang ingin kita raih, besar atau kecil, menantang atau tidak dan yang terakhir Motivation of Life merupakan cerminan apakah kita memiliki Sikap Mental Positif (SMP) sehingga bisa terus menjaga motivasi terus menyala untuk meraih kesuksesan atau justru sebaliknya. Bagaimana menurut Anda, mau mencoba?

Tetap SEMANGAT & SUKSES!

EdySantoso

(Trainer&Motivator)